India Tourism Frankfurt: Zum Ersten, Zweiten, zum Dritten…

India Tourism Frankfurt, ein für die Vermarktung des Landes Indien zuständiges Büro des indischen Tourismusministeriums, rief am 28. August 2014 deutsche Agenturen mit starkem Hintergrund in Public Relations und Event Management sowie Erfahrung in der Zusammenarbeit mit nationalen Tourismus-Organisationen dazu auf, an seiner Ausschreibung teilzunehmen. Inhalt des zu erteilenden Auftrags ist die Koordination der PR während der Teilnahme an Reisemessen für Verbraucher in Deutschland und Österreich sowie an den Fachmessen ITB und IMEX im Zeitraum von Oktober 2014 bis Mai 2015. Außerdem soll die künftige Agentur die Social Media Präsenz von India Tourism auf Facebook und Twitter in den deutschsprachigen Ländern gestalten. Einzelheiten hierzu sind in der Ausschreibung ausführlich erläutert.

Auffällig an dieser Ausschreibung ist ihr Auktionscharakter: So ist entscheidendes Kriterium für den Zuschlag nicht etwa die Kreativleistung der Bewerber, die anhand eines vorgeschlagenen Kreativkonzeptes im Rahmen des Pitches skizziert wird, sondern die Bewertung sogenannter „technical bids“ und „financial bids“, also seitens der Agenturen abzugebender Gebote. In der technischen Bewertung können maximal 70 sogenannter „Marks“, gemeint sind wohl Punkte, für PR-Erfahrung im Bereich nationaler Tourismus, Erfahrung in der Erstellung von Social Media Kampagnen für Kunden aus dem Tourismusbereich, spezifische PR-Erfahrung in Bezug auf MICE-Veranstaltungen sowie die ITB erlangt werden. Wer 49 oder mehr „Marks“ erlangt, gelangt in die nächste Auktionsrunde, in der die sogenannten „financial bids“ bewertet werden, was den Auktionscharakter der Ausschreibung noch unterstreicht. Das finanzielle Gebot geht mit 30% in die Gesamtbewertung ein und soll einen detaillierten Kostenvoranschlag bezüglich künftiger PR- und Social-Media-Aktivitäten enthalten.

Diese Form der Entscheidungsfindung überzeugt nicht. So sind im Rahmen der „technical bids“ keinerlei konkrete Kreativkonzepte einzureichen, auf deren Grundlage maßgeblich die Zuschlagsentscheidung getroffen wird. Vielmehr wird lediglich, wie bei der zuletzt thematisierten Ausschreibung der BIG (siehe Blog-Beitrag vom 28.08.2014), maßgeblich auf Vorerfahrungen in einem bestimmten Bereich, hier in der Tourismusbranche, abgestellt. Dies verwundert insofern, als dass der Aufgabenbereich der Ausschreibung nicht zwingend Erfahrungen im Tourismusbereich erfordert. Vielmehr stehen hier neben der Vermarktung Indiens, beispielsweise durch Social Media, organisatorische und koordinatorische Aspekte im Vordergrund, die zum Basis-Know-How jeder PR-Agentur gehören.

Da keinerlei Konzeptvorschläge eingereicht werden sollen und die Anforderungen an die Agenturen lediglich allgemein beschrieben werden, fehlt eine Kalkulationsgrundlage für die Abgabe des finanziellen Gebotes. Im Ergebnis entscheiden damit allein Vorerfahrungen, die als Qualifikationskriterium irrelevant sind, sowie der günstigste Preis, der ohne Kenntnis der konkreten Maßnahmen schwerlich zu kalkulieren ist.

Fazit: Eine Auktion eignet sich nicht zur Auswahl der für die eigenen Zwecke kreativsten und wirtschaftlichsten Agentur. Für Agenturen ist die Teilnahme an einer solchen Ausschreibung unattraktiv, da sie nicht durch Kreativkompetenz überzeugen können.

Alles andere als gesund! Öffentliche Ausschreibung der BundesInnungskrankenkasse Gesundheit (BIG) diskriminiert Agenturen.

Unter dem Titel „Regionale Pressearbeit“ veröffentlichte die gesetzliche BundesInnungskrankenkasse Gesundheit, kurz BIG direkt gesund, eine Ausschreibung, deren Gegenstand Dienstleistungen im Bereich der regionalen Presse- und Public-Relations-Arbeit waren. Eine nähere Beschreibung zu Art und Umfang der zu vergebenden Leistungen ergab sich aus weiteren Anlagen, die nur solchen Agenturen übermittelt wurden, die sich vorher in einem Online-Portal registrierten.

Grund zur Beanstandung gibt diese Ausschreibung hinsichtlich der formulierten subjektiven Eignungskriterien, die von teilnehmenden Agenturen zu erfüllen waren: So sollten drei Referenzaufträge aus den Jahren 2012 bzw. 2013 über die Erbringung von Leistungen, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind, angegeben werden. Dies ist durchaus üblich und grundsätzlich auch zulässig. Die Grenzen des Zulässigen überschritt die BIG allerdings mit der weiteren Anforderung, dass mindestens ein Referenzauftrag für eine gesetzliche Krankenkasse nachgewiesen werden musste. Dieses Auswahlkriterium wurde nicht erläutert und es ist auch nicht selbsterklärend. Auch erschließt sich nicht, weshalb auch solche Agenturen nicht zugelassen werden sollen, die zwar keine gesetzliche Krankenkasse, aber vielleicht schon mal eine private Krankenversicherung beraten haben. Warum grenzt die BIG hier derart scharf ab? Wozu dieses Kriterium führt ist eine erhebliche Reduzierung der für die Teilnahme an der Ausschreibung qualifizierter Agenturen auf einen kleinen Kreis von Teilnehmern. Wahrscheinlich – vielleicht sogar gewollt – wird die Beauftragung einer Agentur, die bereits zuvor für die BIG tätig war. Sachfremd ist das von der BIG aufgestellte Kriterium insofern, als dass es zum Alltag jeder Kommunikationsagentur gehört, sich in neue Themenkomplexe einzuarbeiten und entsprechend den speziellen Anforderungen des jeweiligen Kunden Kommunikationskonzepte zu entwickeln. Die BIG begibt sich mit diesem Kriterium nicht nur der Chance, neue und unverbrauchte Kreativkonzepte in Betracht zu ziehen, sondern führt durch die Ausschreibungsbedingungen das Prinzip der „öffentlichen“ Ausschreibung ad absurdum. Die umfassende Mehrheit derjenigen Agenturen, die noch nie eine gesetzliche Krankenkasse beraten haben, wird ohne sachlich gerechtfertigten Grund diskriminiert und der Kreis von bevorzugten Agenturen mit Erfahrung in der Beratung von gesetzlichen Krankenversicherungen perpetuiert.

Dieser Fall hat die GPRA, vertreten durch die Rechtsanwälte IRLE MOSER LLP, dazu veranlasst, mit dem Aufsichtsrat der BIG in Kontakt zu treten, allerdings ohne Ergebnis. Die GPRA wird die Ausschreibung nunmehr im Wege der Fachaufsichtsbeschwerde von der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem Bundesversicherungsamt, überprüfen lassen. – Fortsetzung folgt.

Dresden Marketing GmbH – Ein Foul Pitch Klassiker

Die Dresden Marketing GmbH, zuständig für die Vermarktung der Stadt Dresden als Wirtschafts-, Wissenschafts-, Kongress- sowie Tourismusstandort, hat für die Jahre 2015 und 2016 (mit Option für das Jahr 2017) einen für Kommunikationsagenturen eigentlich sehr interessanten Auftrag ausgeschrieben. Gegenstand des Auftrages ist die Entwicklung einer kompletten Kampagne für das Stadtmarketing der Stadt Dresden. Es winkt eine fixe Beauftragung für zwei Jahre und sogar eine Option für ein drittes Jahr. Jede Agentur freut sich über einen solchen Auftrag. Die in der Ausschreibung geforderten Selbstauskünfte sind zwar umfangreich, aber zulässig.

Bei genauer Betrachtung der Ausschreibungsbedingungen schwindet jedoch jede Begeisterung: Bereits in der ersten Ausschreibungsrunde, in der die Zahl der Agenturen offenbar nicht begrenzt war, sollte die visuelle Umsetzung des Jahresthemas 2015 der Stadt Dresden in einem Kampagnenvorschlag umgesetzt werden, inklusive Key-Visual für diverse Werbeträger und Slogan. Kurzum: der wesentliche Teil der ausgeschrieben Kreativleistung war bereits in der ersten Ausschreibungsrunde zu erbringen. Pitchhonorar und Schutz der Kreativleistung? Fehlanzeige!

Leider sind solche Pitchbedingungen ein Klassiker im negativen Sinne:  Pflicht zur Einreichung eines umfassenden Kampagnen-Konzeptes ohne Vergütung und ohne dass durch eine begrenzte Teilnehmerzahl die Erfolgsaussichten auf Zuschlag zumindest kalkulierbar wären. Die Dresden Marketing GmbH bekommt auf diese Weise ein fettes Bündel ausgearbeiteter Konzepte zum Nulltarif, während der Großteil teilnehmender Agenturen leer ausgeht.

Telefónica Global Services GmbH – Telefónica will es genau wissen

Im Januar 2014 trat der Telekommunikationsriese Telefónica Global Services GmbH an ausgesuchte Agenturen bezüglich einer Ausschreibung für das „Social Media Community Management“ heran und bat diese, eine Vertraulichkeitsvereinbarung sowie eine Firmenselbstauskunft abzugeben. Konkrete Informationen zum konkreten Gegenstand der Ausschreibung und dem Umfang des Auftrages wurden hingegegn nicht erteilt. Wer sich nicht bereit erklärte, binnen anderthalb Werktagen die Erklärungen abzugeben, wurde nicht zum Pitch zugelassen.

Nun kann man durchaus der Ansicht sein, dass einem Unternehmen zugestanden werden muss, sein Kerngeschäft und die damit zusammenhängenden Geschäftsgeheimnisse ausreichend zu schützen. An dem vorgelegten Non-Disclosure Agreement (kurz „NDA“) ist daher auch per se nichts auszusetzen. Allerdings gilt die konkrete Vereinbarung für drei Jahre. Zu beanstanden ist jedoch die Unausgewogenheit der Rechte und Pflichten. Während sich die Agenturen zum Stillschweigen verpflichten, um überhaupt zu erfahren, worum es geht und was von Ihnen erwartet wird, erhält Telefónica in erheblichem Umfang Informationen über die Agenturen, ohne diesen in gleicher Weise für die Vertraulichkeit einzustehen. Es ist weiterhin fraglich, ob und inwieweit die angeforderten Informationen für den Pitch erforderlich sein können. So sollen die Agenturen beispielsweise offenlegen, mit welchen Wettbewerbern von Telefónica Kontakte oder sogar Exklusivverträge bestehen. Weiterhin werden Top-Zulieferer der Agenturen abgefragt.

Die Erforderlichkeit solcher Informationen erschließt sich nicht in vollem Umfang. Damit die Ausschreibung gar nicht erst in den Verdacht gerät, als Instrument der Ausforschung missbraucht zu werden, bedarf es zwingend eines Gleichgewichts beim Umgang mit Geschäftsgeheimnissen.

Auswärtiges Amt – Quick and Dirty!

Das Auswärtige Amt versandte am 13.02.2014 eine E-Mail an diverse Agenturen. Gegenstand dieser E-Mail waren zwei Ausschreibungen, und zwar für den Entwurf eines Logos sowie einer umfassenden inhaltlichen und technischen Konzeption einer neuen Website.

Die Ausschreibungsunterlagen sind vollständig, es wird in nicht zu beanstandender und dem Umfang der Aufgaben angemessener Weise über die Anforderungen berichtet und auch ein konkretes Budget für die Projekte sowie zuständige Ansprechpartner werden benannt. Die Aufgaben erscheinen ambitioniert für das Budget, aber im Rahmen des Möglichen.

So recht ernst nehmen kann man allerdings die von Auswärtigen Amt gesetzte Frist für die Einreichung der Konzepte und Angebote nicht. Der 13.02.2014 als Tag der Übersendung vorbenannten E-Mail war ein Donnerstag. Die Abgabe von Konzept und Angebot sollten jedoch bereits am 21.02.2014, also lediglich fünf Werktage später erfolgen. Binnen dieser Frist sollte die Agentur sowohl das Konzept für ein Logo, welches flexibel verwendet werden kann und sich an umfassenden Designvorgaben zu orientieren hat, als auch ein umfassendes technisches und inhaltliches Konzept für eine Website erstellen. Warum diese Frist so kurz bemessen ist, bleibt ebenso offen und wird auch nicht durch die diesbezügliche Entschuldigung des Auswärtigen Amtes beantwortet.

Tourismus-Agentur Schleswig Holstein – Erst die Idee und dann schau’n mer mal…

Die Tourismus-Agentur Schleswig Holstein „tash“ akquiriert kreatives Know-How über eine mehr oder weniger offen als Ideenwettbewerb konzipierte Ausschreibung. Überschrieben als Imagekampagne für die Jahre 2015 bis 2017, ergibt sich erst im Rahmen der ausführlichen Briefingunterlagen, dass der Zuschlag nur für das „Kampagnenmaster“ vergeben wird. Die tatsächliche Umsetzung in den folgenden Jahren wird in Zukunft jährlich neu ausgeschrieben, wobei sich die Leitagentur selbstverständlich erneut bewerben kann. Das Budget für das Konzept hat ein Budget von 60.000 €, die Umsetzung in den Folgejahren ist mit jährlich 250.000 € budgetiert. Die Vorgaben für das Projekt sind sehr konkret, Zielgruppen, Ausgangsposition und die Marke sowie das Verfahren und der Entscheidungsprozess selbst sind in bemerkenswerter Transparenz und Klarheit beschrieben. Zumindest für die zum Pitch schließlich eingeladene Agenturen wird sogar ein Pitchhonorar in Höhe von 3.000 € gezahlt und auch die Zeitspanne von Bekanntmachung bis zum Ende der Angebotsfrist von ca. 8 Wochen ist angemessen. Das Ausschreibungsverfahren ist mehrstufig, eine zahlmäßige Begrenzung der Agenturen scheint nicht vorgesehen.
 
Während die Ausschreibung formell insgesamt in vielerlei Hinsicht recht vorbildlich ausgestaltet ist, bleibt das Vergabekonzept fragwürdig. Denn die für das Gesamtkonzept verantwortlich zeichnende Agentur muss damit rechnen, mit der Umsetzung Ihres eigenen Konzeptes nicht beauftragt zu werden. Keine gute Idee und künftig hoffentlich die Ausnahme!

“Destination meets Online” Staatliches marokkanisches Fremdenverkehrsamt – Eine Rede für den Generaldirektor –

Das staatliche marokkanische Fremdenverkehrsamt (ONMT) hat laut eigenen Angaben den Auftrag, das Reiseziel Marokko im In- und Ausland zu fördern und zu vermarkten. Zu diesem Zwecke findet vom 15. bis 18. Mai 2014 in Marrakesch der vom ONMT gesponserte Tourismus-Kongress “Destination meets Online” statt, bei dem es vor allem darum geht, gegenüber den anwesenden Tourismusfachleuten das “enorme touristische Potenzial des Landes Marokko in den Vordergrund zu stellen”.
 
Zu diesem Zwecke hat das ONMT am 25. April 2014 zahlreiche Agenturen angeschrieben und um  Angebote für die Erstellung einer Pressemitteilung für den deutschen und marokkanischen Raum, einer Rede für den Generaldirektor des ONMT sowie von Einladungsschreiben in deutscher Sprache für die Tourismusfachleute gebeten. Jedwede Angaben zum Auftrag, dessen Inhalte, Dauer und das Budget fehlen. In Bezug auf die Rede heißt es lediglich: “das enorme touristische Potenzial des Landes Marokko (sei) in den Vordergrund zu stellen”. Offenbar sollen also nicht nur Angebote eingereicht werden, sondern auch ein Rede-Skript.
 
Angesichts der Tatsachen, dass die (nicht) mitgeteilten Auftragsinformationen die Angebotsangaben unmöglich machen, muss sich das ONMT fragen lassen, ob es schlicht und einfach versucht, die Kosten für einen Redenschreiber zu sparen.