US-Amerikanische Botschaft – It’s discount time oder wie man die eigenen Vergabekriterien ignoriert

Die US-Amerikanische Botschaft Berlin vergab den Auftrag über Social Media Support Dienstleistungen für das Public Affairs Büro. Die Botschaft hat mit Social Media Aktivitäten bereits vor einigen Jahren begonnen und plant nun, den Dialog mit der deutschen Öffentlichkeit zu intensivieren. Gesucht wurde daher eine Agentur, die eine Social Media Strategie entwickelt und umsetzt.

Der Auftrag ist von ordentlichem Umfang. So sind unter anderem quartalsweise Social Media Kampagnen für fünf verschiedene Themenbereiche zu entwickeln. Neben Social Media Beiträgen (Texte, Bilder, Videos) erwartet der Kunde eine monatliche Erfolgsanalyse und die Überwachung von externen Blogs und Social Media Plattformen – allein für Letzteres ist ein Aufwand von zehn Stunden wöchentlich angesetzt. Jedes Angebot sollte zudem eine detaillierte Preisübersicht für die verschiedenen Projekte enthalten.

Die US-Amerikanische Botschaft Berlin hat nach eigenen Angaben acht gültige Angebote erhalten. Wie es in der schriftlichen Entscheidung an eine der teilnehmenden Agenturen heißt, wurde der Auftrag, „aufgrund des günstigeren Preises“ an die Gewinneragentur vergeben. Eine weitere Begründung erfolgte nicht. Merkwürdig, da war dochin den Vergabekriterien der Ausschreibung auch noch von anderen Parametern die Rede…

Gemäß Abschnitt 4 der Ausschreibungsunterlagen erhält der günstigste, geeignetste und kompetenteste/zuverlässigste Bewerber den Zuschlag („Award will be made to the lowest priced, acceptable, responsible offeror“).

Folglich sollten für die Vergabe des Auftrags neben dem Preis sowohl die Eignung als auch die Kompetenz des Bewerbers eine gleichwertige Rolle spielen. Scheint so, als hätte sich die US-Amerikanische Botschaft nicht an die selbst aufgestellten Vergabekriterien gehalten? Kompetenz und Eignung? Fehlanzeige. We’ll go for the discount! Also auch in diesem Fall gilt – wie so oft – das Prinzip: Hohe Anforderungen in der Ausschreibung formulieren, um Anbieter zur Teilnahme zu motivieren und dann entscheidet eben doch nur der Preis. Aus Sicht der teilnehmenden Agenturen ein no go! Bei korrekter Vergabeankündigung über den günstigsten Preis hätten sicherlich einige Anbieter auf eine Teilnahme an der Ausschreibung verzichtet. Da liegt die Vermutung nahe, dass man genau dies mit einer derartigen Vergabepraxis vermeiden wollte.

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin – Eine überholte Ausschreibung?!

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) vergab im Wege eines offenen Verfahrens (Angebotsschluss am 17.09.2015) die Dienstleistungen Konzeption, Beratung, Realisierung, Hosting und Providing sowie technische und redaktionelle Betreuung ihres Internetangebotes, insbesondere in Bezug auf die zentrale Plattform www.baua.de, aber auch bezüglich Satellitenseiten sowie perspektivisch / optional Social Media-Kanäle und Apps.

Unter Berücksichtigung des Corporate Designs der BAuA sollen insbesondere das Gestaltungs- und Kommunikationskonzept sowie weitere Teilkonzepte entwickelt und umgesetzt werden. Dazu soll zu Leistungsbeginn die Internetseite www.baua.de (inklusive der englischen Sprachversion) vom Auftragnehmer auf ein neues Content Management System (CMS) migriert werden (derzeit GSB7 PreRelease). Als künftiges CMS wird der „Government Site Builder“ GSB7 präferiert. Der „Government Site Builder“ (GSB) ist im Rah­men der E-Go­ver­n­ment In­itia­ti­ve Bun­dOn­li­ne 2005 als Ba­sis­kom­po­nen­te-CMS für die We­b­auf­trit­te der Bun­des­ver­wal­tung ent­wi­ckelt wor­den. Ziel war es, ei­nen mo­du­la­ren Bau­kas­ten für die schnel­le und un­kom­pli­zier­te Er­stel­lung von In­ter­ne­t­auf­trit­ten zen­tral zu ent­wi­ckeln, um auf­wän­di­ge Ei­gen­ent­wick­lun­gen zu ver­mei­den, aber gleich­zei­tig in­di­vi­du­el­le An­pas­sun­gen je­der­zeit zu er­mög­li­chen. Der Bieter kann aber auch ein alternatives CMS vorschlagen, dass den Anforderungen der Ausschreibung entspricht.

Soweit so gut. Zweifel an der Sinnhaftigkeit dieser Ausschreibung ergeben sich jedoch, wenn man sich mit einer Vorabinformation des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Innern vom 24.02.2015 näher beschäftigt. Daraus ergibt sich, dass die Weiterentwicklung des GSB auf Basis CoreMedia Software durch die Weiterentwicklung des GSB auf Open Source Basis abgelöst werden soll. Die diesbezügliche Ausschreibung des Bundesverwaltungsamts soll noch im Jahr 2015 veröffentlicht werden. Anschlussausschreibungen für Aktivitäten zum GSB auf Basis CoreMedia Software sind nach aktuellem Stand nicht geplant, heißt es weiter in der vorgenannten Vorabinformation.

Es wird also einerseits im Laufe dieses Jahres durch das Bundesverwaltungsamt im Rahmen ihrer vorbezeichneten Ausschreibung bekannt gegeben werden, dass der GSB auf Basis CoreMedia Software ausläuft bzw. nicht weiterentwickelt werden wird und andererseits veröffentlicht die BAuA aktuell eine Ausschreibung mit eindeutiger Präferenz auf diesen GSB. Da es sich hierbei um ein System handelt, das abgeschafft werden wird und auf das andere Einrichtungen längst nicht mehr setzen, muss sich die BAuA die Frage stellen lassen, ob ihre Ausschreibung aktuell überhaupt noch Sinn macht und folglich im Interesse des Steuerzahlers sein kann.

Berliner Wasserbetriebe – Ein Schlag ins Wasser

Mit einer Email vom 22. April 2015 forderten die Berliner Wasserbetriebe diverse Agenturen zur Abgabe eines Konzepts zur Weiterentwicklung der Informations- und Öffentlichkeitskampagne der Berliner Wasserbetriebe auf. Als Frist für die Abgabe des Angebots wurde der 13. Mai 2015 mitgeteilt.

Das einzureichende Konzept soll bereits umfangreich sein. So soll es die Entwicklung eines Kreativansatzes (kommunikatives Dach), die Entwicklung / Ausarbeitung eines überzeugenden Storytelling-Ansatzes, die Erstellung / Umsetzung eines Gesamtkonzepts für die Kampagne (inkl. einer groben Empfehlung für die Mediaplanung) sowie die Entwicklung und Umsetzungsplanung von Informations-, Aktivierungs- und Dialogmaßnahmen für definierte Zielgruppen mit konkreter Aussage enthalten. Ferner wird die Einreichung einer detaillierten Umsetzungs- und Budgetplanung sowie die Evaluation der Maßnahmen vorausgesetzt.

Das komplett ausgearbeitete Konzept wird bereits bei Angebotsabgabe am 13. Mai 2015 angefordert. Stellt man den erheblichen Konzeptionsaufwand dem mit 3 Wochen doch sehr kurz bemessenen Konzepterarbeitungszeitraum gegenüber, kommen Zweifel an einer fairen Ausschreibung auf. Ferner beträgt das Budget lediglich EUR 400.000,00 (inkl. Agentur- und Fremdleistungen). Berücksichtigt man den doch weitreichenden Leistungsumfang, so sei auch hier die Frage erlaubt, ob das vorgenannte Budget überhaupt zur Umsetzung des gewünschten Konzepts ausreichen kann. Abschließend bleibt zu beanstanden, dass trotz dieser umfangreichen Anforderungen und dem damit verbundenen zeitintensiven Aufwand kein Pitch-Honorar gezahlt wird.

Aus Agentursicht ist diese Ausschreibung ein Schlag ins Wasser.

Zombie Run: Mal was Kurioses – Pressearbeit für Zombies

Die Kunst der Public Relations besteht darin, auch aus abwegigen Themen eine interessante, kreative Story zu entwickeln und der Öffentlichkeit zu vermitteln. Daher sollte man sich als Agentur besonders freuen, wenn der Auftraggeber besonderen Wert auf Kreativität legt.

Die Idee, Zombies in deutschen Städten über eine Strecke von fünf Kilometern über Hindernisse laufen zu lassen, das ist schon mal kreativ! Der abgefragte Leistungskatalog hat hingegen wenig mit kreativer PR-Arbeit zu tun.

Die Organisatoren von drei Zombie-Hindernislaufveranstaltungen in Deutschland haben ihre Pressemeldungen bislang selbst verfasst, an einen Presseverteiler geschickt und „nachgefasst“. Bislang jedoch leider ohne den erwünschten Erfolg. Durch die Zusammenarbeit mit einer Presse-Agentur erhofft man sich nun, dass „das Projekt in jeder Zeitung und Online-Magazin geführt wird“. Insofern wird jemand gesucht, „der die Kommunikation mit der Presse im Print und Online-Bereich bzgl. Bewerbung im Vor- und Nachfeld der Veranstaltungen übernimmt, betreut und pflegt“. „Weitere Vorschläge“ werden zudem gerne angehört. Wenn es doch nur immer so einfach wäre.

Zu Veranstaltungskonzept, Zielgruppe, Budgetrahmen finden sich keinerlei Informationen. Ein Angebot für eine erfolgreiche Pressebetreuung auf Grundlage der in der Email der Organisatoren mitgeteilten Informationen wird eine kreative Presse-Agentur aber schon hinkriegen, oder?

Münchner Philharmoniker – so schont man die Orchesterkasse

Die Landeshauptstadt München schrieb am 05.12.2014 einen Rahmenvertrag über die Erbringung grafischer Leistungen für die Münchener Philharmoniker mit einer Vertragslaufzeit vom 01.02.2015 bis 31.08.2018 aus. Ziel der Ausschreibung war die Weiterentwicklung des Corporate Designs der Münchner Philharmoniker sowie die Anwendung auf sämtliche Kommunikationsprodukte und Publikationen. Die vom Auftragnehmer erwartete Leistung umfasste insbesondere die Weiterentwicklung bzw. Neujustierung der Wort- und/oder Bildmarke, des Erscheinungsbildes „Münchner Philharmoniker“, die Gestaltung des „Jahresprogramms“ sowie einer Publikation zu einem Festival, die Weiterentwicklung der Marke „Spielfeld Klassik“, das Verfassen von redaktionellen Werbetexten, die Einbringung von Ideen und Konzepten sowie die begleitenden Umsetzungsunterstützung für eine Imagekampagne pro Spielzeit.

Ein potentiell schöner Auftrag, wäre da nicht der Haken, die ausgeschriebenen Leistungen eigentlich schon komplett als Teil des Angebots und damit unentgeltlich erbringen zu müssen. Zum einen wurde hier die Weiterführung des bestehenden Corporate Designs unter Verwendung der aktuellen Wortmarke „Die Münchner Philharmoniker – das Orchester der Stadt“, die Schaffung eines neuen Logos für die Marke „Die Münchner Philharmoniker – das Orchester der Stadt“, eine begründete Empfehlung über die zu wählende zukünftige Corporate Design Variante, die Schaffung eines Logos für ein Festival der Münchner Philharmoniker sowie die Weiterentwicklung des Logos und Erscheinungsbildes von „Spielfeld Klassik“ verlangt. Damit nicht genug, sollten die Bieter im Rahmen des Angebots außerdem die bevorzugte Corporate-Design-Variante beispielhaft für ausgewählte Werbemittel inszenieren. Und zwar anhand einer Coverseite für die Abobroschüre 2015/16, einer Coverseite für das Jahresprogramm 2015/16, einer Seite zur Kommunikation des Selbstverständnisses der Münchner Philharmoniker im Jahresprogramm 2015/16, einer Seite mit Beschreibung der Story-Line für das Jahresprogramm 2015/16, einer Coverseite für eine Publikation zu einem Festival, eines Imageplakats für die Münchner Philharmoniker, eines Konzertplakats für die Münchner Philharmoniker, eines Veranstaltungsplakats „Spielfeld Klassik“ sowie eines Imageplakats für Spielfeld Klassik. Das alles im Zuges des Angebotes und ohne Vergütung!

Die Landeshauptstadt München durfte sich also – ohne auch nur einen Cent auzugeben – über eine Vielzahl von Ideen zur Weiterentwicklung des Corporate Designs der Münchner Philharmoniker freuen, bevor der Zuschlag überhaupt erteilt wurde. Wenn er denn tatsächlich erteilt wurde. Denn für die bloße Umsetzung der eingereichten Ideen bedurfte es mit Sicherheit keiner Agentur mehr.

Bundesministerium der Verteidigung – attraktiver Arbeitgeber, hässlicher Auftraggeber

In dem offenen „Verfahren über die Arbeitgeberkommunikation und die Personalwerbung der Bundeswehr“ vom 30.01.2015 forderte das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern zur Angebotsabgabe bis zum 23.03.2015 auf. Inhalt der Ausschreibung ist eine Rahmenvereinbarung des Bundesverteidigungsministeriums zur strategischen Kommunikationsberatung, Entwicklung von Kommunikationskonzepten sowie zur Unterstützung und Durchführung von Maßnahmen der Arbeitgeberkommunikation und Personalwerbung der Bundeswehr. Ziel der Auftragsvergabe ist es, die Bundeswehr als einen der attraktivsten Arbeitgeber Deutschlands darzustellen. Dies soll durch die Entwicklung und Implementierung eines Employer Brandings erreicht werden. Auf diese Weise sollen neue Bewerberinnen und Bewerber gewonnen und Mitarbeiter langfristig an die Bundeswehr gebunden werden. Weiterer Auftragsgegenstand ist es, die laufende Personalwerbung an das zu entwickelnde Employer Branding anzupassen und weiterzuentwickeln.

Dies klingt zunächst nach einem interessanten Auftrag. Sieht man sich jedoch die Anforderungen an das einzureichende Angebot an, kommen Zweifel auf. So soll ein „Grobkonzept“ von „ca. 75 DIN A 4-Seiten“ erarbeitet werden, indem eine fiktive Personalwerbekampagne dargestellt wird, um Gesundheits- und Krankenpfleger/innen für die Bundeswehr zu gewinnen. Warum gerade ca. 75 DIN A 4-Seiten? In wie weit stehen der Seitenumfang eines „Grobkonzeptes“ – das bei diesem Seitenumfang so grob nicht mehr sein kann – in einer Wechselwirkung zu Qualität und Güte? Verfehlt ein 40-seitiges „Grobkonzept“ schon die formellen Anforderungen? Die Bedingungen überzeugen nicht! Ebenso ist zu beanstanden, dass angesichts dieser umfassenden Anforderungen und des damit einhergehenden erheblichen Aufwandes kein Pitch-Honorar gezahlt wird.

Zum attraktivsten Agentur-Auftraggeber hat die Bundeswehr ganz sicher noch einen langen Weg zurückzulegen.

 

Bundesrat – Hat Präsident Volker Bouffier noch alles im Griff?

Der unter Vorsitz des Präsidenten Volker Bouffier geführte Bundesrat veröffentlichte im Oktober 2014 eine Ausschreibung für die Präsentation des Bundesrates im Rahmen der Veranstaltung „Tag der Deutschen Einheit“ für das Jahr 2015 in Hessen, 2016 in Sachsen und 2017 in Rheinland-Pfalz. Leistungsgegenstand der Ausschreibung war die Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung der Präsentationen des Bundesrates bei der jeweiligen Veranstaltung.

Das von den Bietern einzureichende Kreativangebot sollte grafische und konzeptionelle Darstellungen der kreativen Lösung für die Außen- und Innengestaltung der Präsentation des Bundesrates umfassen. Darüber hinaus war ein Vorschlag für die Erbringung von Leistungen für die Projektierung, Planung und Organisation der Präsentation gefragt. Die Bieter sollten außerdem ihre Vorstellung zur Leistungserbringung während der Realisierungsphase darstellen und einen detaillierten Kostenplan einreichen.

Vor dem Hintergrund, dass die Ausschreibung keinerlei Detail-Informationen zu vergangenen Präsentationen enthielt, handelt es sich hierbei um eine Vielzahl nicht ohne weiteres umzusetzender Anforderungen. Trotz dahingehender zahlreicher Bieterfragen zeigte sich der Bundesrat lediglich unzureichend informationsbereit und verwies lediglich auf wenig ergiebige Informationen auf dessen Website. Angesichts der Tatsache, dass auch die Bestandsagentur an der Ausschreibung teilnahm, befanden sich die übrigen teilnehmenden Agenturen damit in einem Wettbewerbsnachteil.

Auch die Informationspolitik der laufenden Ausschreibung des Bundesrates zur „Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung‚ Tag der offenen Tür des Bundesrates‘“, zu der laut Aussage des Bundesrates ebenfalls die Bestandsagentur zur Angebotsabgabe eingeladen wurde, war zunächst mangelhaft. Erst nachdem der Bundesrat auf den hierdurch bestehenden Nachteil für Mitbewerber der Bestandsagentur hingewiesen wurde und zur Chancengleichheit um die Zuleitung von Planungsunterlagen sowie einer Dokumentation und Kostenaufstellung der Veranstaltung aus dem letzten Jahr gebeten wurde, reagierte der Bundesrat einsichtig. Er übermittelte den Bewerbern zumindest die Grundriss-Pläne des Bundesratsgebäudes sowie der Gartenanlage, Bieterfragen und Antworten, den Flyer sowie den Fragebogen zur Bundesratsrallye aus dem letzten Jahr und das Bundesrats-Logo. Die Frage nach einer Budgetvorgabe ließ der Bundesrat jedoch weiterhin unbeantwortet, was vor dem Hintergrund, dass die Angebote in der Eignungsprüfung anhand des Zuschlagskriteriums „wirtschaftlichstes Angebot“ bewertet werden, untragbar ist.

Kennt Herr Bouffier den Sinn und Zweck einer Ausschreibung?

BMZ-Update – Anfragen bleiben unbeantwortet

Pitchblog kritisierte im Januar eine Ausschreibung des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit (BMZ) für die “Erstellung einer Kampagnenidee zur Sensibilisierung ‘nachhaltige Textilien/Textilbündnis’” wegen einer unangemessen kurz gesetzten Angebots- und Umsetzungsfrist. Nachdem Pitchblog das BMZ zur diesbezüglichen Stellungnahme aufforderte, wies dieses den Vorwurf zunächst zurück, verlängerte die Angebotsfrist kurz vor Ablauf dann aber doch noch. Wenig später hob das BMZ nach weiteren Recherchen und Nachfragen des Pitchblog die Ausschreibung aus einem „schwerwiegenden Grund“ auf. Worin dieser schwerwiegende Grund liegen soll, wurde nicht erläutert. Sowohl Pitchblog als auch HORIZONT fragten nach. Das BMZ blieb bis heute eine Antwort schuldig.

Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur: Alles PROFORMA?

In ihrer aktuell laufenden öffentlichen Ausschreibung sucht die Bundesstiftung zur Aufarbeitung der SED-Diktatur eine Agentur für die „Gestaltung und Programmierung einer Website zu einem historischen Thema“. Geplant ist eine multimediale Website, die Zugang zu historischen Quellen und Zeitzeugeninterviews zum Wirken der letzten DDR-Regierung bietet und den Weg zur Wiedervereinigung 1990 beschreibt. Leistungsumfang ist die Gestaltung des Layouts der Website, die Programmierung und die teilweise Erstellung bzw. Einstellung von Inhalten. So weit so gut.

Kurios wird es bei den Auswahlkriterien: So ist Voraussetzung für die Teilnahme an der Ausschreibung unter anderem die Vorlage einer Referenzliste, die mindestens zwei vom Bieter gestaltete Webseiten umfasst, die historische Themen des 20. Jahrhunderts abbilden. Und nicht nur das. Voraussetzung ist weiter, dass eben diese Webseiten in den vergangenen sieben Jahren gestaltet worden sein müssen. Schon das Erfordernis an sich, auf entsprechende Referenzaufträge verweisen zu können, überzeugt nicht. Denn offenbar geht es nicht um historisches Wissen der künftigen Agenturen, sondern lediglich um die Erfahrung bei der Erstellung von einer Webseite, deren Inhalte zwar bearbeitet, aber ansonsten vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden. Und warum dürfen die Referenzaufträge nicht länger als sieben Jahre zurückliegen? Hierauf gibt es auch keine schlüssige Antwort.

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Daneben ist für die Bundesstiftung die Auswertung der Referenzliste von Bedeutung und mitbestimmend für den wirtschaftlichen Wert der Leistung. Dieses Auswahlkriterium wird von der Stiftung nicht erläutert und unterliegt einer allein subjektiven Bewertung. Jedenfalls dürfte die bislang für die Bundesstiftung tätige Agentur „PROFORMA diese grotesken Anforderungen erfüllen. Ein Schelm, der bei dem Namen dieser Agentur Böses denkt.

Update – BMZ hebt Ausschreibung auf!

Das Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit (BMZ) hat seine Ausschreibung  für die “Erstellung einer Kampagnenidee zur Sensibilisierung ‘nachhaltige Textilien/Textilbündnis’” aus einem “schwerwiegenden Grund” aufgehoben. Eine Neuausschreibung ist nicht vorgesehen.

Pitchblog hatte diese Ausschreibung kritisch hinterfragt und den Fall veröffentlicht; hieraufhin berichtete auch HORIZONT.

Die Reaktion des BMZ wirft Fragen auf: Aus welchem “schwerwiegenden Grund” die Ausschreibung aufgehoben wurde erfahren die Teilnehmer der Ausschreibung ebenso wenig, wie die Hintergründe für eine nicht erfolgende Neuausschreibung.

Wird die wichtige Initiative des BMZ nun gänzlich ohne Kampagne kommuniziert oder erfolgt eine Auftragsvergabe ohne Ausschreibung?

Die Agenturen, die in den letzten Tagen Zeit und Geld in die Ausarbeitung ihrer Angebote investiert haben, erhalten nicht nur keine nachvollziehbare Erklärung, sondern gehen ohne wenigstens die Chance auf einen Zuschlag gänzlich leer aus.

Das BMZ hätte gut daran getan, die Hintergründe der Aufhebung der Ausschreibung transparent zu machen, um damit wenigstens den Versuch zu unternehmen, einer Beschädigung des Vertrauens in öffentliche Ausschreibungen entgegenzuwirken.

Pitchblog wird diese Hintergründe recherchieren und berichten.